A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é uma nova legislação que vai mudar a forma com que cada empresa, indivíduo, jornalista ou influenciador digital trata um dos maiores tesouros quando pensamos em privacidade: dados pessoais.

Esses dados permitem a identificação direta do indivíduo e de suas informações sensíveis.  Detalhes sobre sua saúde, orientação sexual e religiosa, dados genéticos ou biométricos são alguns dos exemplos. Lidamos diariamente com um volume gigantesco de dados pessoais de terceiros, informações confidenciais e documentos sigilosos. Essa legislação prevê regras e normas para melhorar a governança em todos os setores da sociedade.

A LGPD foi tema no e-book “Choque de Valores”, lançado recentemente e disponível para download gratuito aqui.

Governança e bom senso

Agências de Comunicação e clientes terão um belo desafio pela frente nos meses de preparação antes da LGPD entrar em vigor em agosto de 2020. O famoso non-disclosure agreement (NDA) não cobrirá todos os pontos exigidos. A complexidade de arquitetura de informações prevista na nova legislação exigirá a revisão dos níveis de governança de segurança e de gestão de dados em nosso setor.

Pensando nisso, a Abracom e a I’Max promoveram na semana passada em São Paulo um importante debate com foco na aplicação e nos impactos da legislação no setor das agências de comunicação.  Foi um momento oportuno para levantar dúvidas e compartilhar angústias de como esse impacto será sentido na rotina de cada um de nós.

As dúvidas não foram poucas. E se um ex-funcionário levar um mailing com dados pessoais de jornalistas levantados no emprego anterior e este material vazar? Quem será responsabilizado neste caso? A agência está preparada para rastrear e descobrir a origem, quem foi o criador deste mailing? A agência consegue comprovar que os dados foram copiados de forma imprópria? Os processos da gestão de uso de dados de terceiros estão claros para todos os colaboradores?

Outro ponto crucial discutido no evento sobre a LGPD foi como garantir ao titular das informações (jornalistas ou influenciadores) o acesso à consulta, correção e portabilidade de seus dados pessoais. Com o conceito de privacy by design, a ideia é permitir que o usuário escolha as informações que quer compartilhar e, mudar de opinião, a qualquer momento. Isso impactará o dia a dia das agências que terão que ter muito braço e agilidade para tratar individualmente os limites de cada perfil.

E, na prática, o que já podemos mudar?

Independente da vigência da lei em agosto de 2020, boas práticas já podem e devem ser implementadas para a transição:

– Mapeie os processos de gestão e segurança de dados de sua empresa. Entenda quem tem acesso e manuseia dados dos clientes, jornalistas, influenciadores digitais, colaboradores, entre outros. Audite possíveis falhas e atue na mitigação dos riscos.

– Tenha um plano de gestão de crise para a agência, em caso de vazamento de informações. Treine porta-vozes e simule situações com o time. Em casa de ferreiro…você sabe o que acontece.

– Colete apenas os dados pessoais estritamente necessários para seus mailings. Não queira antecipar as ações do ano inteiro. Defina seu mailing por ativação e neste mesmo arquivo inclua a finalidade e o período de uso. Delete e elimine mailings com dados que não serão mais utilizados.

– Sempre que solicitar algum dado pessoal (vestuário, restrição alimentar, preferências, documentos) comunique de forma clara qual será a finalidade e o período de utilização.

– Não compartilhe ou reutilize documentos ou bancos de dados contendo informações pessoais de terceiros. Utilize plataformas e ferramentas com altos padrões de tecnologia e segurança. Armazene de forma fácil os consentimentos com dados enviados pelos envolvidos.

– Armazene dados de forma responsável e segura. Não empreste senhas, não descuide de pendrives ou HDs externos.

– Atualize (ou crie) políticas de segurança de dados e capacite TODOS os seus colaboradores. Eles são os maiores aliados para manter a reputação e boas práticas. O uso indevido de dados coloca em risco a reputação e a credibilidade de todos nós.

 

Por Leticia Suzuki, diretora de Atendimento da CDI Comunicação.