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Do viral ao virtual: Como criar uma cultura de colaboração a distância durante o período de crise

Trabalhando durante a Covid-19

Do viral ao virtual: Como criar uma cultura de colaboração à distância durante o período de crise

Por Sabine Clappaert*

O novo coronavírus apresentou às empresas um jogo que elas precisam aprender a jogar rapidamente. Em todo o mundo, as organizações estão sendo forçadas a repensar a maneira como trabalham e colaboram em questão de dias, se não, horas. A pergunta de um milhão de dólares é: “Como garantir a continuidade dos negócios quando estamos todos confinados em nossos home offices?”. Apesar de a colaboração remota entre equipes virtuais não ser algo exatamente novo, a rapidez e a extensão com que as organizações precisaram passar a atuar dessa forma, por períodos indefinidos de tempo, não tem precedentes.

Concentrar sua equipe para que ela se mantenha produtiva durante as próximas semanas exigirá atenção e esforços contínuos

Confira as cinco principais dicas para que sua equipe virtual funcione bem.

  1. Lidere com cuidado e foco

A excelência da colaboração em equipe começa com uma grande liderança. Em tempos de incerteza e crise, as equipes se beneficiam de um líder que transmite calma e cria um espaço seguro para o grupo explorar como podem trabalhar melhor juntos sob as novas circunstâncias. Líderes que escutam com cuidado e atenção e que agem para apoiar e capacitar sua equipe criarão um ambiente fértil para uma ótima colaboração virtual.

DICAS

– Arranje tempo para que as pessoas manifestem suas preocupações e esteja certo de que elas estão se sentindo ouvidas. Certifique-se de não minimizar nem aumentar suas preocupações. Ouça atentamente e use frases como “Eu te ouço e entendo suas necessidades” que confirmam que você é engajado e ouve ativamente.

– Liste as ações que você executará para apoiar e empoderar sua equipe para trabalharem juntos sem problemas nas próximas semanas. Descreva e verifique as necessidades das pessoas regularmente.

– Alguns membros de sua equipe podem não ter trabalhado virtualmente antes, devido à natureza de seu trabalho ou preferência pessoal. Se eles sentem que são menos produtivos em casa, passe um tempo avaliando seus desafios e pergunte à equipe dicas de melhores práticas para que outras pessoas do time possam se beneficiar.

  1. Reduza a distância

Pesquisas mostram que um dos fatores que garante o sucesso de uma equipe virtual está em se encontrar na vida real quando a equipe é formada. Sua equipe teve contatos pessoais frequentes, se não diários, e estabeleceu vínculo entre si. Aproveite essa conexão para ajudá-los a se adaptar à nova realidade de colaboração virtual.

DICAS
– Aumente a frequência de comunicação e utilização de todas as ferramentas à sua disposição: e-mail, telefone, Skype/Zoom, Hangouts, WhatsApp e outras.

– Organize reuniões individuais e de equipe no mesmo dia, a cada semana, para criar um senso de ritmo e comunidade.

– Certifique-se de que a comunicação é uma via de mão dupla. Construa formas de pessoas contribuírem regularmente para reuniões, compartilhando atualizações de suas atividades, dicas de boas práticas e destacando um membro da equipe que fez algo útil naquela semana.

– Não se esqueça da importância de se divertirem juntos! Crie um grupo privado no WhatsApp ou Facebook para compartilharem informações. (Inicie suas reuniões virtuais pedindo a todos que compartilhem uma imagem de um objeto em suas mesas ou uma imagem do que eles vêem fora de suas janelas, por exemplo.)

  1. Construa uma estrutura de equipe flexível e fluida

Pense em sua equipe em três dimensões: a equipe principal, subequipes de projetos específicos e uma rede externa que possa auxiliar com habilidades e conhecimentos específicos, quando necessário. Promova colaboração de toda a equipe, misturando diferentes tipos de personalidades e formações para diversas tarefas e projetos.

DICAS
– Informe à equipe que vocês trabalharão juntos de maneira flexível e fluida e explique que você fará isso para criar conexão e colaboração enquanto não estiverem fisicamente juntos.

– Forme subequipes virtuais que unam diversos membros e alterne os profissionais para ajudar no suporte contínuo de conexão e colaboração.

– Permita que os membros da equipe configurem ou sejam voluntários para projetar subequipes entre si. Deixe que eles distribuam tarefas como bem entenderem, mas garantam clareza de propriedade em seus objetivos.

 

  1. Seja claro sobre objetivos, mas flexível sobre funções e tarefas

É fácil para equipes virtuais se desconectarem e não se engajarem em suas tarefas. Em uma equipe virtual, é ainda mais importante estabelecer objetivos claros e mensuráveis ​​e um sistema para avaliá-los.

DICAS
– Seja explícito sobre o foco e as metas propostas e verifique se há clareza sobre quem faz o quê e quando.

– Certifique-se de que, após cada reunião de equipe, as atas e o plano de trabalho futuro serão compartilhados com todos.

– Faça periodicamente “análises pós-projeto” para que a equipe possa compartilhar aprendizados e ajudar a moldar a maneira como deseja trabalhar daqui para frente de forma mais eficiente.

  1. Incentive a confiança e a comunicação aberta

O trabalho remoto traz seu próprio conjunto de desafios, como a mudança de rotina, a falta de comunicação não verbal, a facilidade de mal-entendidos e a menor frequência de conversas genuínas. A construção e a manutenção da confiança, em equipes virtuais, é essencial para manter o time produtivo e colaborativo.

DICAS
– Reserve alguns minutos no início de cada reunião para entrar em contato com os participantes, ajudando a manter e aprofundar relações pessoais.

– Compartilhe e alterne responsabilidades de liderança entre membros da equipe para aprofundar o senso de propriedade e responsabilidade compartilhada. (Como líder de uma equipe virtual, ponha em prática seu papel de liderança como ‘mentor e monitor’.)

– Não faça microgerenciamento, que transmite uma sensação de desconfiança. Em vez disso, conforme listado acima, agende atualizações regulares de progresso e “análises pós-ação”.

Para concluir, o surto e a disseminação do novo coronavírus apresenta a todos nós uma situação única que devemos aprender a navegar juntos. Essa também é uma oportunidade de desafiar nossas próprias suposições sobre trabalho remoto e colaboração virtual. Podemos até nos surpreender e ver que equipes virtuais podem fazer trabalhos excelentes, se apoiarmos e acreditarmos nelas.

*Sabine Clappaert é diretora sênior de People & Change da FTI Consulting em Bruxelas